“Je kiest eigenlijk tussen twee minder ideale opties: houd je dubbele registraties in stand, terwijl je weet dat dat niet toekomstbestendig is, of kies je voor één systeem, met het risico dat behandelaren iets verliezen waar ze tevreden over zijn”, vertelt Chantal Beks, voorzitter van de Raad van Bestuur van Careyn. “Het besluit om verder te werken in één ECD in plaats van twee, hebben we dan ook heel zorgvuldig genomen.”   

Die afweging is bewust gemaakt, met aandacht voor alle betrokkenen. “Respect houden voor elkaars zorgen is in dit soort trajecten heel belangrijk. Tegelijkertijd moet je ook blijven doorzetten,” aldus Chantal Beks. De beweging naar één ECD past bij de bredere visie van Careyn. “Als je echt vindt dat de cliënt centraal staat, dan hoort daar ook bij dat je vanuit één dossier werkt en rapporteert.” 

De overgang is in fases aangepakt. In de eerste fase die nu is afgerond, is gekozen voor een technische overgang. Daarbij zijn bestaande werkwijzen overgezet naar ONS. 

Projectleider Noortje Molenaar: “Eén ECD maakt ons ook minder afhankelijk van leveranciers en koppelingen.” Die keuze zorgt voor een stevige basis. De volgende stap is het verder vormgeven van integraal en multidisciplinair werken. “Het dossier is ondersteunend aan de zorg, niet het doel op zich,” benadrukt ze. 

“Trots dat we dit als Careyn zelf hebben gedaan” 

De livegang verliep beheerst. In de meeste gevallen konden medewerkers direct aan de slag in het nieuwe systeem. Volgens Noortje Molenaar is dat mede te danken aan de manier waarop Careyn het traject heeft ingericht. “Ik ben vooral heel trots op hoe Careyn dit samen heeft gedaan. De verantwoordelijkheid lag echt bij onszelf. We hebben veel zelf opgepakt: van inrichting tot communicatie en ondersteuning.”  
Superusers speelden hierin een sleutelrol. Zo’n 25 collega’s ondersteunden andere collega’s op de werkvloer en hielpen bij het eigen maken van het systeem. Dat zorgde voor korte lijnen en snelle ondersteuning. “Via applicatiebeheer konden superusers direct vragen stellen en daar werd meerdere keren per dag op gereageerd. Daardoor voelden mensen zich echt gehoord.”

De praktijk: wennen en ontdekken 

Op de werkvloer wordt ONS stap voor stap eigen gemaakt. 
Fysiotherapeut Mandy Davids vertelt: “Het voordeel is dat alles in één dossier staat. Dat geeft overzicht en maakt het makkelijker om informatie terug te vinden.” Zoals bij elke systeemverandering vraagt het ook tijd om nieuwe werkwijzen te ontwikkelen. “We zijn nog aan het uitvinden wat voor ons het beste werkt,” zegt ze. Voor sommige handelingen zijn meerdere opties mogelijk en keuzes daarin verschillen soms nog per locatie. Het samenwerken met collega’s helpt. “Het is vooral belangrijk dat je het samen doet en elkaar helpt om het systeem eigen te maken.”  

Eén dossier, meerdere perspectieven 

Voor specialist ouderengeneeskunde én superuser Esther de Heer is het werken in één dossier een belangrijke stap vooruit. “Alles wat ik doe moet ik vastleggen en ik moet er ook informatie uit halen. Toegang tot één goed dossier is dus essentieel,” zegt ze. 
De overgang vraagt soms nog om aanpassing in de manier van werken, maar biedt ook kansen. “We hebben nu één plek waar alle informatie samenkomt. Dat helpt bij het samenwerken en bij het maken van gezamenlijke afwegingen.” Bij een volgende stap zullen collega's de voordelen van 1 dossier ook echt gaan ervaren, denkt ze.   Daarnaast zijn er ook concrete verbeteringen zichtbaar, zoals in de ondersteuning van specifieke processen. “De WZD-module in ONS ondersteunt het proces beter en geeft meer inzicht,” aldus Esther de Heer. 

De basis voor de toekomst 

Met de overgang naar één ECD heeft Careyn een belangrijke basis gelegd. De komende periode staat in het teken van doorontwikkeling: het verder verbeteren van werkwijzen, het benutten van mogelijkheden binnen ONS en het versterken van de samenwerking tussen disciplines. Zoals Noortje Molenaar het samenvat: “Uiteindelijk willen we dat zorg en behandelaren elkaar makkelijker vinden in het dossier en dat het systeem het primaire proces ondersteunt.” Daarmee komt de ambitie van Careyn steeds dichterbij: zorg die samenkomt rond de cliënt.